Política de Privacidad

1. Responsable y Encargados del Tratamiento

En Zemli, nos comprometemos a proteger la privacidad de nuestros usuarios. Esta política describe cómo recopilamos, utilizamos y protegemos su información personal.

1.1 Responsable del Tratamiento

Siwina S.A.S., NIT 902.089.462-4, con domicilio en TV 58 No. 104 B 14, Bogotá D.C., propietaria de Zemli, es responsable del tratamiento de los datos personales de sus usuarios.

1.2 Encargado del Tratamiento

NEIA S.A.S. (marca Yabi.co), NIT 900.176.162-5, proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, actúa como encargado del tratamiento respecto de los datos que se procesan para expedir, almacenar, consultar, validar, entregar y notificar los documentos electrónicos generados a través de Zemli. Sus políticas están publicadas en www.yabi.co.

1.3 Datos de los Clientes del Usuario

El usuario, en su calidad de facturador electrónico, es responsable del tratamiento de los datos personales de sus propios clientes (adquirentes) que registra en Zemli, y debe obtener de ellos la autorización requerida por la Ley 1581 de 2012.

2. Información que Recopilamos

2.1 Información Personal

Recopilamos la siguiente información personal cuando utiliza nuestros servicios:

• Nombre completo y datos de contacto (correo electrónico, número de teléfono)
• Información de facturación (NIT, dirección fiscal)
• Información de la empresa (razón social, actividad económica)
• Obligaciones tributarias
• Documentos de soporte, como documentos de identidad de la persona y de la empresa
• Resultados de consultas en listas restrictivas para la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo (SARLAFT)
• Credenciales de acceso (usuario y contraseña encriptada)
• Datos de las transacciones de pago (procesadas por ePayco; Zemli no almacena los datos de la tarjeta)

2.2 Información de Facturación

Para proporcionar nuestros servicios de facturación electrónica, procesamos:

• Datos de sus clientes (nombre, identificación, dirección)
• Información de productos y servicios
• Detalles de transacciones y facturas
• Documentos XML y PDF generados

2.3 Información Técnica

Recopilamos automáticamente cierta información técnica:

• Dirección IP y tipo de navegador
• Sistema operativo y dispositivo utilizado
• Páginas visitadas y tiempo de navegación
• Historial de actividades en la plataforma
• Registros (logs) de la actividad realizada en el servicio

3. Uso de la Información

Utilizamos su información personal para los siguientes propósitos:

3.1 Prestación del Servicio

• Generar y gestionar facturas electrónicas
• Enviar documentos a la DIAN
• Gestionar su alta en el servicio ante el proveedor tecnológico
• Verificar que no se encuentre reportado en listas restrictivas
• Proporcionar acceso a la plataforma
• Procesar pagos y renovaciones

3.2 Mejora del Servicio

• Analizar patrones de uso para optimizar funcionalidades
• Desarrollar nuevas características basadas en necesidades detectadas

3.3 Comunicaciones

• Enviar notificaciones sobre su cuenta y facturas
• Comunicar actualizaciones del servicio
• Proporcionar soporte técnico
• Enviar información comercial (con su consentimiento previo)

4. Compartir Información

No vendemos su información personal a terceros. Sin embargo, podemos compartir su información en las siguientes circunstancias:

4.1 Proveedor Tecnológico

Compartimos con NEIA S.A.S. (Yabi.co) la información necesaria para darle de alta en el servicio y para expedir, transmitir, almacenar y validar sus documentos electrónicos, incluidos los documentos de identificación que usted autoriza entregar.

4.2 Autoridades Gubernamentales

Transmitimos la información de facturación requerida a la DIAN y otras entidades gubernamentales conforme a la ley colombiana.

4.3 Verificación en Listas Restrictivas

Consultamos su información en listas restrictivas nacionales e internacionales relacionadas con lavado de activos y financiación del terrorismo.

4.4 Proveedores de Servicios

Utilizamos terceros de confianza para:

• Almacenamiento en la nube y servidores
• Envío de correos electrónicos
• Análisis de datos

Algunos de estos proveedores pueden almacenar la información en servidores ubicados fuera de Colombia. En esos casos, exigimos que otorguen a la información al menos el mismo nivel de protección requerido por la normativa colombiana.

4.5 Requerimientos Legales

Podemos divulgar información si es requerido por ley, orden judicial o autoridad competente, o para proteger nuestros derechos.

5. Registro de Actividad y Monitoreo

Para velar por la integridad de la información y del servicio, Zemli y su proveedor tecnológico almacenan registros (logs) de la actividad realizada por los usuarios y monitorean dicha actividad. Estos registros se conservan a nivel de bases de datos y capas de almacenamiento.

6. Seguridad de la Información

Implementamos medidas técnicas y organizacionales para proteger su información, como encriptación SSL/TLS en las transmisiones, encriptación de bases de datos, autenticación de dos factores, firewalls, respaldos automáticos y acceso restringido a la información.

Consulte el detalle de estas medidas y de las responsabilidades del usuario en nuestra página de Seguridad.

7. Datos Sensibles

Zemli no recopila datos sensibles (por ejemplo, origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, salud u orientación sexual). El usuario no debe cargar este tipo de información en la plataforma, ya que el servicio no está diseñado para tratarla.

8. Derechos del Titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular de los datos usted tiene derecho a:

8.1 Sus Derechos

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluidos datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento

8.2 Cómo Ejercer sus Derechos

Para ejercer estos derechos, contáctenos a:

• Correo electrónico: privacidad@zemli.co
• Dirección: TV 58 No. 104 B 14, Bogotá D.C., Colombia
• Teléfono: +57 300 781 0339

8.3 Tiempos de Respuesta

• Consultas: se atenderán en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de su recibo (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012)
• Reclamos: se atenderán en un término máximo de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012)

8.4 Datos Tratados por Yabi.co

Las solicitudes relacionadas con datos tratados por Yabi.co serán canalizadas por Siwina ante el proveedor tecnológico. También puede dirigirlas directamente a proteccion.datos@neiatec.com.

9. Retención de Datos

Conservamos su información de la siguiente manera:

9.1 Facturas y Documentos Electrónicos

Las facturas y demás documentos electrónicos se conservan durante el término exigido por la normativa comercial y tributaria colombiana, incluso si se solicita la eliminación de la cuenta.

9.2 Demás Datos

Los datos de cuenta, clientes, productos, pagos e historial de uso se conservan mientras la cuenta esté activa. Se eliminan cuando el titular lo solicita, conforme al procedimiento descrito en la sección de derechos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.

10. Cookies y Tecnologías Similares

Utilizamos cookies y tecnologías similares para:

• Mantener su sesión activa
• Recordar sus preferencias
• Analizar el uso del servicio
• Mejorar la funcionalidad

Puede configurar su navegador para rechazar cookies, aunque esto puede afectar el funcionamiento de algunos servicios.

11. Menores de Edad

Nuestros servicios no están dirigidos a menores de 18 años. No recopilamos intencionalmente información de menores. Si detectamos que hemos recopilado información de un menor, la eliminaremos inmediatamente.

12. Cambios en esta Política

Nos reservamos el derecho de modificar esta política de privacidad en cualquier momento. Los cambios entrarán en vigor 30 días después de su publicación. Notificaremos a los usuarios sobre cambios significativos mediante correo electrónico.

13. Contacto

Para cualquier pregunta, inquietud o comentario sobre esta política de privacidad, contáctenos a través de:

Información de Contacto

• Responsable: Siwina S.A.S. (NIT 902.089.462-4)
• Correo electrónico: privacidad@zemli.co
• Teléfono: +57 300 781 0339
• Dirección: TV 58 No. 104 B 14, Bogotá D.C., Colombia
• Horario de atención: Lunes a viernes, 8:00 AM - 6:00 PM (Hora Colombia)

Su privacidad es importante para nosotros. Estamos comprometidos a proteger su información personal y a utilizarla de manera transparente y responsable.

14. Marco Legal

Esta política se rige por las siguientes disposiciones legales colombianas:

• Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales)
• Decreto 1377 de 2013 (Reglamentario de la Ley 1581, compilado en el Decreto 1074 de 2015)
• Ley 1273 de 2009 (Protección de la información y de los datos)
• Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011)
• Ley 527 de 1999 (Comercio electrónico y mensajes de datos)